イベント開催には多くの準備物が必要です。そのため、何から準備すればいいのか、細かい準備物はどのように管理すればいいのか、イベント運営に慣れていない方には分からないことだらけです。
そこで今回は、イベント開催に向けて準備すべきことと、開催に向けて必要なものを詳しく解説します。また、イベント運営に欠かせない、無線機を選ぶ際のポイントも紹介していますので、あわせてご覧ください。
イベントの開催に向けて準備すべきこと
イベントを成功させるためには、開催に向けての事前準備が重要です。事前準備がしっかりできているかどうかで結果が変わります。
まずは、企画立案によってイベントの開催目的やターゲット、内容などイベントの詳細を決めます。イベントの内容が決まった後にイベント開催に向けて準備すべきことは、以下の7つです。
会場と日時の設定
まずは会場と日時の設定です。イベントの目的や集客したいターゲットに合わせて選びます。会場はイベント全体のイメージにも関わってくるため、印象づけたいイメージに合わせて選ぶのがおすすめです。
また、日時もターゲットが足を運びやすいところで設定します。ターゲットが若者なら週末の昼間から夕方にかけて、主婦がターゲットなら平日の早い時間帯など、いつなら来訪してもらいやすいかを考えて設定しましょう。
運営スタッフの確保
イベントは運営スタッフ無しでは成功しません。会場と日時が決定したら、なるべく早く人員を確保しましょう。そのためには、会場選びと並行してスタッフの配置場所や必要人数を設定しておくのがおすすめです。より早くスタッフを募集できます。
運営スタッフの必要人数は、当日の急な欠勤も考えて、イレギュラー対応できるスタッフを見つけておくと安心です。また、スムーズに運営するためにも、イベント運営経験のあるスタッフに運営を任せるのがおすすめです。イベントを円滑に行うためのアドバイスももらえます。
機材・備品の手配
会場が確保できたら、パネル・什器・プロジェクター・無線機など、イベントに必要な機材や備品の手配を進めましょう。とくに機材をレンタルする場合は早めに確保します。
機材や備品を漏れなく手配するには、チェックリストを用意しておくのがおすすめです。搬入のスケジュールもリスト化しておくと、スムーズに準備が進みます。
初心者が手配を担当する場合は、イベント開催経験者にチェックリストやスケジュールを確認してもらいましょう。見落としにくくなるため、手配漏れを防げます。もし会社にイベント開催経験者がいない場合は、イベント運営を代行してくれる会社に依頼することも可能です。
運営マニュアルの作成
イベント運営にマニュアルは欠かせません。とくに大きいイベントの場合は、運営に多くの人が関わります。マニュアルを作成していないと、担当の作業内容がわからないだけでなく、同じ担当スタッフでも作業にばらつきが出てしまいます。
イベント運営のマニュアルは、部門ごとの詳細なマニュアル作成がおすすめです。イベント経験者でなくても、経験者と変わらないクオリティの作業を求められます。
また、マニュアル作成はイベント責任者だけで作るのではなく、各部門の責任者も関わりましょう。担当部門のスタッフだからこそ、マニュアルに盛り込むべき作業内容がわかることもあります。
イベントの周知
イベントの集客には、事前の周知が欠かせません。イベントの周知方法はおもに以下の6つが挙げられます。
●SNS広告やリーディング広告
●自社のホームページやSNSでの告知
●公式LINEやメルマガの配信
●ポータルサイトへの掲載
●プレリリースの実施
●チラシのポスティング
イベントの周知は、ターゲットに合わせて方法を選びましょう。どの周知方法ならターゲットの目にとまりやすいかを考えて選択します。
参加者の募集
イベントの周知と同時に参加者を募集します。募集方法は、ホームページやSNSに参加フォームを設ける方法がスムーズです。
参加フォームには個人情報を記入するため、情報の取り扱いは十分注意しましょう。セキュリティレベルの高いイベント管理システムを導入することをおすすめします。
イベント管理システムとは、イベントをスムーズに進めるためのツールです。参加者情報の管理だけでなく、マーケティング機能やイベント受付のシステムなど、イベント開催に役立つ便利なツールが揃っています。
配布資料の作成
イベント当日に配布する資料の作成も必要です。パンフレットは余裕を持って印刷会社に依頼できるよう、スケジュールを立てましょう。
また、プロジェクターを使用してプレゼンテーションする場合は、データの作成も必要です。パソコンとプロジェクターの接続環境も忘れず確認します。
イベントの開催に向けて必要なもの
イベント開催には多くの備品が必要です。漏れなく準備するために、備品リストを作成するのがおすすめです。
以下で紹介する以外にも、ハサミやマジック、テープなどの小物類もチェックリストに追加しましょう。
参加者の応対エリアで必要なもの
入口や受付ブースなど、参加者の応対エリアで必要な備品は以下のとおりです。
●配布物
・カタログ
・パンフレット
・クリアファイル
・アンケート解答用の封筒
・持ち帰り用バッグなど
イベントによってはノベルティグッズを用意する
配布物は素早く渡せるようにひとり分ずつセットにしておくのがおすすめ
●アンケート用紙
・筆記用具
・回収ボックス
ボールペンや鉛筆などの書くものは多めに準備しておく
イベント終了後に集計しやすくするため、ホッチキス・ファイル・袋なども用意しておく
ターゲットが企業のイベントであれば、貴名受けも必要
●飲み物や軽食
受付付近で接客応対する場合は必要
提供するものに合わせて食器も準備する
接客時間が長くなることが予想される場合は椅子やテーブルも用意する
●受付看板
受付場所が一目でわかりやすいように工夫する
イベントのイメージに合わせたもの
●アルコール消毒液
感染症予防対策のために必要
一般的なイベントに必要な備品です。
イベント運営エリアで必要なもの
イベント運営に関わる備品は以下のとおりです。
●設備に関わる備品
テーブル・椅子・演台・（屋外なら）テント・導線作りのフェンス・パーテーションなど
イベントブースが数箇所ある場合は、それぞれの受付台が必要
●装飾に関わる備品
入場口のアーチ・看板・案内板・照明・ステージの装飾など
会場付近の装飾は参加者にわかりやすくするため、通行人への宣伝のためにわかりやすく目を引く装飾にする
●デジタル機器
無線機・マイク・マイクスタンド・スピーカー・スクリーン・モニター・プロジェクター・パソコン・カメラなど
必要に応じて延長コード・Wi-Fi機器・三叉ソケットなども準備する
デジタル機器はレンタルでも対応できます。また、会場に備わっているものもあるため、事前に確認しましょう。
プレゼンやセミナーで必要なもの
ターゲットが企業など、イベント内でプレゼンやセミナーを開催する場合は、以下の備品が必要です。
●ノートパソコン・スマートフォン・モバイルルーター
イベント運営エリアでも必要ですが、プレゼン用にも準備する
それぞれ予備があるとトラブルにも対応できる
●演台・レーザーポインター
登壇者へ水を用意するのもいい
状況に応じて同時翻訳機やタイムテーブルなども準備する
●マイク・スピーカー・アンプ・プロジェクター
会場に備えられているかどうか事前にチェックし、なければこちらで準備する
上記、PCや回線関連の準備、演台やマイクなどはたいていのイベント会場に準備されています。
そのほかに、各オペレーションに関わる無線機の準備も欠かさないようにしてください。現場での円滑な指示出しのため、無線機が必要になる場面があります。
イベント用に無線機を選ぶ際のポイント
イベント用に無線機を選ぶ際は、会場の広さに対応できるタイプか確認するのはもちろんですが、それ以外にも選ぶポイントがあります。無線機を選ぶポイントを4つ紹介します。
ポイント１：イベントの規模
イベントの規模や開催場所に応じて、無線機のタイプを選びましょう。大規模かつ野外イベントならデジタル簡易無線機がおすすめです。
デジタル簡易無線機なら野外と屋内の運営スタッフとの通信も問題なく行え、携帯電話の電波がないところでの使用も可能です。また、特定小電力トランシーバーよりもハイパワーなため、大規模な敷地でも通信が途切れません。
一方、街中のイベントなら、IP 無線機もおすすめです。IP無線機は携帯電話の電波を使用するため、街中の大規模なイベントなら十分使用できます。また、IP無線機は軽量で持ち運びしやすいため作業の邪魔にならず、長時間駆動できるところも魅力です。
ポイント２：防水性の高さ
野外イベントなら防水性の高さが必要不可欠です。野外イベントでは急な雨に降られることもあります。雨の中での作業にも耐えられる防水性の高い無線機でないと、作業が続けられません。
ただし、防水機能付きの無線機であっても水の侵入を完全に防げるわけではないため、防水ケースがあると安全です。
ポイント３：通信品質の高さ
イベント会場には多くの人が集まるため、あらゆるところに雑音があります。この環境で通信内容を聞き取るためには、できるだけクリアな音質の無線機を選ぶ必要があります。クリアな音質の無線機はデジタル簡易無線機です。
ポイント４：秘匿性の高さ
多くの人が集まるイベントの通信内容は傍受される危険性があります。そのため、イベント用には秘匿性の高いIP無線機やデジタル簡易無線機がおすすめです。しかし、IP無線機は携帯電話の電波を使うため、回線パンクや圏外では使えなくなってしまうリスクがあるため注意しましょう。
これらの4つのポイントをふまえると、イベントにはデジタル簡易無線機がおすすめです。
まとめ
イベントを成功させるためには事前準備が重要です。イベントの内容が決まったら、会場と日時の設定・運営スタッフの確保・機材や備品の手配・運営マニュアルの作成・イベントの宣伝・参加者の募集・配布資料の作成まで、状況に応じて優先順位の高いものから準備しましょう。
さらに、イベントスタッフとのやりとりをスムーズに行うには、無線機が欠かせません。無線機があれば、離れた場所にいるスタッフともすぐに通信できます。また、大規模なイベントには、遮蔽物があっても通信の途切れにくい、音質がクリアなデジタル簡易無線機がおすすめです。
デジタル簡易無線機の購入・レンタルなら、ジャパンエニックスにお任せください。我が社は業界トップクラスの台数を保有しているため、大規模イベントの無線機を全カバーできます。
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